Além do isolamento social, a pandemia nos trouxe novos desafios e necessidade de adaptações às mudanças que transformaram a relação de consumo de todos nós. Um dos desafios para o nosso condomínio tem sido a gestão das correspondências. As compras online aumentaram significativamente o trânsito de mercadorias no condomínio.
A fim de trazer as melhorias necessárias para o processo de correspondências, demos início no último fim de semana a uma série de mudanças no setor a fim de trazer maior agilidade e segurança, essa última visto com maior importância para garantir a entrega íntegra de todas as mercadorias.
As últimas fiscalizações identificaram uma série de problemas no setor, além de estarmos atentos a diversas reclamações de moradores, a respeito de perda, acúmulo de encomendas esquecidas, intermináveis envelopes sem destinação, encomendas sem identificação correta do destinatário, desorganização do espaço, equipamentos obsoletos, insuficientes em um processo que não atende mais a demanda atual.
A primeira fase consistiu na implantação do novo sistema, integrado às atividades da gerência do Verano, que irá propiciar melhor monitoramento e identificação dos gargalos para uma ação corretiva mais ágil. O sistema também emitirá avisos diários por e-mail e pelo aplicativo Sindacom a cerca das encomendas aptas para retirada.
Contudo, essa iniciativa foi apenas um pontapé inicial, uma parcela mínima do problema, que dará base a um processo complexo que envolve dezenas de outras variáveis com limitações técnicas e humanas. Nessa oportunidade, conseguimos observar diversos cenários complexos que consomem muito os esforços dos profissionais e precisam de um tratamento mais específico.
Estão previstos novos treinamentos com definição de papéis e responsabilidades de todos os envolvidos, adaptações e melhorias no novo sistema com integração ao aplicativo da administradora, reformulação física total do espaço, ampliando sua capacidade e permitindo melhor organização das encomendas, principalmente agilizando o processo de entrada, e diversos outros ajustes não menos importantes.
Ainda assim, nenhuma mudança terá êxito sem a colaboração dos moradores. Sendo assim, para sua maior segurança e agilidade no atendimento, solicitamos:
- Apresentação do documento oficial com foto ou a a carteirinha digital do aplicativo Sindacom;
- Entendemos que muitas vezes ficamos ansiosos em receber aquele item tão desejado, mas são recepcionados mais de 100 itens todos os dias e muitas vezes dezenas ao mesmo tempo, o que leva tempo para identificar e organizar. Quando uma pessoa tenta receber sua encomenda imediatamente após ter recebido o alerta da loja no seu celular, pode ser que ele sequer tenha sido identificado pela nossa equipe, dificultando esse atendimento e acarretando em atraso aos demais moradores que aguardam atendimento. Nesse caso, vale a pena aguardar um pouco até que tudo esteja devidamente identificado, protocolado e apto para retirada;
- Não utilize a sala de correspondência como depósito particular, muitas vezes escolhendo o que deseja levar ou manter. O espaço físico é limitado, precisa atender a 7 condomínios (913 unidades) e o atendimento é ainda mais demorado quando diversos itens armazenados por semanas precisam ser entregues;
- Nossa estrutura visa o atendimento de mercadorias externas e a entrega para os moradores do Residencial Verano. Sendo assim, em hipótese alguma podemos receber mercadorias internamente para entrega a terceiros, sejam amigos, parentes ou empresas. Muitas vezes, inclusive, essas mercadorias sequer estão em condições ideais de embalagem e não temos como garantir seu conteúdo e se já entraram violadas ou danificadas;
- Com o aumento da demanda de atendimento, qualquer dúvida ou solicitação poderá ser feita exclusivamente pelo e-mail correspondencia@condominioverano.com.br.
Sabemos o quanto esse processo precisa melhorar e se adaptar aos novos tempos. Por isso, estamos atentos as sugestões e as reclamações construtivas, além de contarmos com a compreensão de todos os moradores, cientes do desafio, da dimensão e da complexidade do processo que estamos enfrentando.
Esperamos uma melhora gradativa a medida que as mudanças propostas forem sendo implementadas. Juntos, conseguiremos mais essa conquista para o nosso condomínio.
